Statuts et règlements

Statuts:

Raison sociale

Le Groupe des Approvisionneurs des Services Publics et Parapublics, ci-appelé le G.A.S.P.P..

II Mission

Promouvoir la coopération parmi ses membres par la voie d’échanges et de l’expertise de ceux-ci.

III Éligibilité

a) Personne active en milieu de travail

Est éligible pour devenir membre en règle du G.A.S.P.P., toute personne  » oeuvrant  » au sein d’une unité Approvisionnement d’un organisme public ou parapublic, soit un Ministère gouvernemental (fédéral ou provincial), une Société d’état ou tout autre organisme créée par une loi fédérale ou provinciale ou un règlement municipal. Il en va également de même pour un organisme à but non lucratif subventionné en totalité ou en partie par des fonds publics.

b) Personne retraitée

Est éligible pour devenir membre en règle du G.A.S.P.P., toute personne  » ayant oeuvré  » au sein d’une unité Approvisionnement d’un organisme public ou parapublic, soit un Ministère gouvernemental (fédéral ou provincial), une Société d’état ou tout autre organisme créée par une loi fédérale ou provinciale ou un règlement municipal. Il en va également de même pour un organisme à but non lucratif subventionné en totalité ou en partie par des fonds publics.

Dans les deux (2) cas, elle devra défrayer les frais inhérents à la cotisation annuelle ou toute autre somme  » exigée  » par le G.A.S.P.P. au cours d’une période donnée.

En ce qui concerne la  » personne retraitée « , il n’y a pas de restriction quant à la possibilité de renouvellement de l’adhésion.

c) Personne ayant le statut d’étudiant

Est éligible pour devenir membre en règle du G.A.S.P.P., toute personne « d’étudiant » au sein d’un collège, d’une école, d’une université dans le domaine de l’approvisionnement, de l’administration ou tout autre domaine connexe à l’acquisition et l’approvisionnement des biens et services.

IV Membre honoraire

a) Membre honoraire

Tout membre en règle du G.A.S.P.P. qui a accédé à la présidence et qui a complété le mandat confié par le Conseil d’administration sera, au moment de la retraite, nommé  » automatiquement  » membre honoraire pour une période de deux (2) ans.

Il n’y aura aucun coût à défrayer quant à la cotisation annuelle ou à toute autre somme  » exigée  » par le G.A.S.P.P. à ses membres  » réguliers  » au cours de la période visée, soit deux (2) ans. Par la suite, le membre honoraire obtiendra le statut de membre retraité avec les avantages et obligations inhérents.

b) Membre honoraire  » fondateur « 

Le statut de membre honoraire  » fondateur  » du G.A.S.P.P. est considéré comme un statut permanent, c’est-a-dire qu’il est valide la vie durant.

Il n’y aura aucun coût à défrayer quant à la cotisation annuelle ou à toute somme  » exigée « par le G.A.S.P.P. à ses membres  » réguliers « .

V Conseil d’administration

Il est composé de sept (7) membres, à savoir :

Un(e) président(e);

Un(e) vice-président(e);

Un(e) secrétaire;

Un(e) trésorier(e);

Trois (3) directeur(rice) s.

A noter que la  » fonction  » de président (e) sortant est incluse dans la composition du Conseil d’administration, soit une fonction équivalant à celle d’un (e) directeur (rice)

Le Conseil d’administration a pleine autorité quant aux orientations du G.A.S.P.P..

Les responsabilités dévolues à chacun(e) des directeur(rice)s sont établies par le Conseil d’administration selon les besoins à combler.

La nomination aux différents postes au sein du Conseil d’administration est effectuée lors de la tenue de l’Assemblée générale annuelle et la durée du mandat de chacun des titulaires est d’une (1) année renouvelable à cette Assemblée.

En cours de mandat, si une vacance survient à l’un ou l’autre des postes au sein du Conseil d’administration, le comblement est effectué par ce dernier parmi les membres en règle du G.A.S.P.P.. Le poste à combler le sera pour la portion résiduelle du mandat en question.

VI Exercice financier

L’exercice financier couvre une période de douze (12) mois s’échelonnant du 1er septembre au 31 août de chaque année.

VII Règlements

Les règlements du G.A.S.P.P. sont adoptés conformément à sa Constitution et ils relèvent de la responsabilité entière du Conseil d’administration. Leurs modifications sont également adoptées par le Conseil d’administration.

VIII Amendements

Tout amendement à la Constitution pourra être effectué lors de l’Assemblée générale annuelle par un vote des deux tiers (2/3) des membres en règle présents, conditionnellement à ce que l’amendement proposé ait été soumis au secrétaire quatre (4) semaines avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Le texte de l’amendement proposé sera alors transmis à tous les membres en règle au moins une (1) semaine avant sa tenue pour discussion et adoption éventuelle.

 

Règlements

A- Conseil d’administration

1. À chaque Assemblée générale annuelle,les membres en règle procèdent à l’élection des membres du Conseil d’administration, le tout conformément à la Constitution du G.A.S.P.P..

2. L’élection est tenue lors du scrutin au moment de l’Assemblée générale annuelle et une majorité simple des votes obtenus est suffisante à élire un membre qui siègera au Conseil d’administration. Chacun des membres élu sera appelé à combler les postes de président(e), vice-président(e), secrétaire et trésorier(e). L’entrée en fonction est immédiate.

3. Le (la) président(e) est porte-parole officiel du G.A.S.P.P..

4. En l’absence du (de la) président(e), le (la) vice-président(e) agit à sa place. En l’absence simultanée, le (la) secrétaire prend la relève.

5. Lors de la tenue d’un vote au sein du Conseil d’administration, la priorité est donnée au  » consensus « . Ultimement, le (la) président(e) a un vote  » prépondérant « .

6. Le (la) secrétaire doit préparer et conserver en permanence les compte rendu de toutes les Assemblées (la générale annuelle, celles du Conseil d’administration et, le cas échéant, la générale annuelle  » spéciale « ) et accomplir toute autre fonction assignée par le Conseil d’administration.

7. Le (la) trésorier(e) a la  » garde  » de tous les fonds appartenant au G.A.S.P.P.. Il (elle) dépose tout argent au nom du G.A.S.P.P. dans une institution financière choisie par le Conseil d’administration. Le (la) trésorier(e) doit tenir à jour un état de tous les revenus et déboursés et soumettre des états financiers complets dûment approuvés établissant la condition financière du G.A.S.P.P. et ce, lors de l’Assemblée générale annuelle ainsi qu’au Conseil d’administration lorsque requis. Le (la) trésorier(e) doit également conserver une liste des membres en règle ainsi que tout autre document, tel livres comptables, jugé nécessaires afin de tenir à jour les affaires du G.A.S.P.P..

8. Le (la) trésorier(e) transmet à son successeur tous les fonds, livres comptables, factures et autres documents, s’il y a lieu, appartenant au G.A.S.P.P. et dont il (elle) a la responsabilité. Les chèques ou autres effets bancaires sont signés par deux (2) membres du Conseil d’administration, soit : le (la) président(e) ou le (la) vice-président(e) et le (la) trésorier(e) ou le (la) secrétaire. Il en sera de même pour les documents en la posession du (de la) secrétaire.

B- Élection

1. L’élection des membres du Conseil d’administration a lieu lors de l’Assemblée générale annuelle et est conduite par le président d’élection désigné par les membres en règle présents lors de cette Assemblée. Le président d’élection est assisté dans sa démarche par deux (2) scrutateurs également désignés par l’Assemblée générale annuelle.

2. Seuls les membres en règle présents lors de l’Assemblée générale annuelle ont droit de vote.

3. L’élection des membres du Conseil d’administration est effectuée par scrutin secret.

C- Assemblée

1. Chaque Assemblée générale annuelle se tient au courant du mois de mai se terminant le 31 à une date déterminée par le Conseil d’administration. Toute la documentation relative sera alors transmise à tous les membres en règle au moins une (1) semaine avant sa tenue pour discussion et adoption éventuelle.
2. Le Conseil d’administration nouvellement élu lors de l’Assemblée générale annuelle décide de la fréquence et du moment (nombre et dates) où doivent être tenues les réunions de celui-ci pour l’exercice en cours.

3. Le Conseil d’administration se réunit à la demande du (de la) président(e) ou de trois (3) membres dudit Conseil d’administration.

4. Le Conseil d’administration peut, pour des raisons justes et valables  » démettre  » de ses fonctions l’un ou l’autre de ses membres y siégeant advenant le défaut d’accomplir les tâches qui lui sont dévolues. Cette situation donnera lieu à un vote dont le résultat devra se situer à  » majorité simple « .

D- Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle ou de toute autre dépense à encourir par les membres est établi par le Conseil d’administration. Cette cotisation annuelle est payable dans sa totalité au cours du mois de septembre de l’année en question et l’adhésion effectuée en cours d’exercice, soit la période située entre le 1er juin et le 31 août de l’année civile suivant le début de la période de notre exercice financier, le 1er septembre précédent, sera valide pour une durée maximale de seize (16) mois.

E- Procédures

1. À l’Assemblée générale annuelle, dix (10%) pour-cent des membres en règle, dont au moins trois (3) membres du Conseil d’administration, suffisent pour obtenir quorum.

2. À une réunion régulière du Conseil d’administration, quatre (4) membres suffisent pour obtenir quorum.

3. Advenant la convocation d’une Assemblée générale  » spéciale « , elle doit l’être par l’obtention préalable de la signature d’un avis d’au moins dix (10) pour-cent des membres en règle. L’avis de convocation doit contenir la date, l’heure et l’endroit de cette Assemblée générale  » spéciale « . De plus, l’ordre du jour d’une telle Assemblée ne peut faire l’objet que d’un (1) seul sujet.

Les réunions du Conseil d’administration, de l’Assemblée générale annuelle et, le cas échéant, de l’Assemblée générale  » spéciale  » sont conduites de façon à y assurer un minimum de formalité encourageant ainsi la libre expression et favorisant une union étroite des membres.

F- Publicitaire

Est défini comme publicitaire tout organisme privé, public ou parapublic qui, moyennant une contribution prédéterminée, bénéficie d’un espace publicitaire sur une plate-forme de communication appartenant au Groupe des Acheteurs des Services Publics et Parapublics.

L’entente ainsi conclue pour une période d’une (1) année, n’est valable qu’à des fins strictement publicitaires, et ne saurait, en aucun cas, créer quelque autre lien d’affaires que celui précité.

G- Code de déontologie

Comportement éthique

Normes de conduite

1) Comportement éthique

Les membres se conduisent d’une manière honnête et intègre, maintenant un standard irréprochable dans toutes relations d’affaires comme représentants des entreprises pour lesquelles ils travaillent.

2) Valeurs et normes de comportement éthique

Les membres agiront en se basant sur les valeurs suivantes :

· Honnêteté et intégrité dans leurs fonctions professionnelles de l’approvisionnement.

Maintenir un standard de plus haut niveau dans leurs relations d’affaires.

· Professionnalisme

Contribuer au développement des normes rigoureuses de compétence dans leur travail quotidien.

· Gestion responsable

Saisir les ressources dont il a la responsabilité et ce dans le meilleur intérêt de leurs employés.

3) Intérêt public (Représentant d’une agence gouvernementale)

S’abstenir d’utiliser leur influence d’employé pour leur bénéfice personnel, dénoncer toutes pratiques irrégulières et se conformer aux lois et la politique de l’employeur qu’il représente.

La conduite de chaque membre est importante pour notre association. Les normes de conduite sont des principes de base pour nous guider dans l’intérêt de bien relever le défi d’approvisionner dans chacun de nos domaines.